Imbalan RFP Komprehensif

Sebagai seorang anak, saya ingat diberitahu pada lebih dari satu kesempatan untuk selalu memberi titik pada huruf saya dan melewati huruf t saya sebelum menyebut sesuatu selesai.

Itu adalah pengingat yang lembut untuk selalu memperhatikan setiap detail, tidak peduli seberapa tidak penting.

Tidak diragukan lagi itu menimbulkan satu atau dua pandangan dari saya.

Tetapi kebenaran di dalamnya tidak dapat disangkal. Anda benar-benar tidak bisa membiarkan banyak hal terjadi secara kebetulan.

Saat Anda mempertimbangkan kemitraan dengan Kontraktor Layanan Umum baru (atau yang kembali) , Anda tidak boleh terlalu berhati-hati.

Di situlah RFP (permintaan proposal) yang komprehensif menjadi segalanya bagi Anda.

Iblis ada di Detailnya

Jujur di sini, menyusun RFP mungkin bukan hal paling menyenangkan yang akan Anda lakukan sepanjang minggu.

Sebuah nasihat: buatlah proyek tim; dengan semua orang ikut serta dan menyumbangkan pemikiran dan upaya mereka, itu akan berjalan lebih cepat dan Anda akan cenderung tidak melupakan sesuatu yang penting.

Tujuan Anda saat menyusun RFP adalah meninggalkan ruang kesalahan sekecil mungkin.

Dan untuk tidak mati kebosanan dalam prosesnya.

Kenapa mengganggu?

Mungkin tergoda untuk melewati proses RFP dan mencoba menyederhanakannya. Jangan.

RFP adalah teman Anda karena alasan ini…

  • Ini memberi ANDA kekuatan negosiasi. Ada hal-hal yang dapat Anda manfaatkan untuk mendapatkan konsesi yang Anda inginkan. Anda tahu apa yang Anda bisa hidup tanpanya. Mereka tidak.
  • Ini memberi Anda perbandingan apel dengan apel dari setiap kontraktor sehingga Anda dapat menganalisis apa yang ditawarkan setiap kontraktor.
  • Ini memberi Anda banyak informasi penting, seperti cara mereka mendekati pekerjaan, kemampuan mereka untuk memenuhi tenggat waktu, dan anggaran.

Semuanya kecuali Wastafel Dapur

Jadi informasi seperti apa yang harus Anda masukkan ke dalam RFP Anda yang akan berguna untuk diketahui oleh Kontraktor Layanan Umum sehingga mereka dapat memberi Anda penilaian yang akurat?

Berikut adalah daftar untuk Anda mulai…

  • Ukuran pertunjukan
  • Jumlah peserta pameran
  • Lokasi tempat
  • Tanggal Acara
  • Contoh faktur manajemen pertunjukan
  • Berat kargo
  • Jumlah peserta yang diharapkan
  • Tiga acara terakhir berturut-turut yang telah Anda lakukan
  • Minta contoh manual peserta pameran
  • Pengajuan proposal batas waktu
  • Minta semua tenggat waktu perencanaan
  • Uraikan semua kebutuhan dan persyaratan manajemen
  • Tampilkan tata letak proposal lantai

Sekarang, inilah bagian RFP yang membosankan: mengajukan semua pertanyaan untuk diajukan.

Jika Anda pernah melakukannya, akan lebih mudah bagi Anda untuk menyusunnya karena banyak pertanyaan akan sama dari acara sebelumnya atau setidaknya sangat mirip.

Atau, jika ini pertama kalinya Anda membuatnya, saya akan bersikap baik dan memberi Anda daftar singkat contoh pertanyaan untuk membantu Anda…

  1. Sudah berapa lama Anda berbisnis?
  2. Berapa banyak karyawan yang Anda miliki?
  3. Di manakah lokasi kantor perusahaan Anda?
  4. Apakah Anda memiliki gudang di dekat lokasi acara?
  5. Berapa banyak pertunjukan yang Anda layani setiap tahun?
  6. Apakah Anda memiliki konflik dengan acara lain selama acara kami?

Detail yang Mengganggu itu

Apa yang perlu Anda perhatikan pada RFP yang telah diselesaikan oleh kontraktor dan dikembalikan?

Meskipun tidak ada iblis jahat yang sebenarnya bersembunyi di halaman RFP yang dikembalikan, sering kali ada respons yang disamarkan dengan cerdik yang dapat – dengan sengaja atau tidak – menyesatkan.

Baca semua detail dengan cermat untuk memastikan tidak ada nuansa. Jika Anda tidak yakin, mintalah kejelasan. Di kertas.

Terakhir, jangan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menegosiasikan harga dan memilah-milah sesuatu dengan satu penawar.

Semakin banyak waktu mereka dapat memonopoli dengan Anda, semakin besar peluang mereka untuk mengamankan kemitraan Anda karena kemungkinan Anda tidak ingin repot melalui seluruh proses dengan kontraktor baru.

Cobalah untuk menjaga segala sesuatunya bergerak dengan cepat sehingga Anda tidak merasa seperti Anda telah mengurung diri dengan satu kontraktor.

Bayarannya

Mengirimkan RFP yang komprehensif berarti Anda memilih untuk berkomunikasi dan berpartisipasi dalam proses yang akan membantu memastikan bahwa Anda akan memilih Kontraktor Layanan Umum yang tepat sesuai dengan kebutuhan Anda.

Jadi, salurkan batin Anda Lori Greiner atau Mark Cuban dengan menegosiasikan kesepakatan dan menjalin kemitraan baru.

Ingatlah untuk berhati-hati terhadap hiu. Jasa pembuatan booth

Leave a Comment